Même si sans solution CRM, vous arrivez à collecter toutes les données rattachées à vos activités et vos contacts, vous aurez des difficultés à donner du sens à l’ensemble de ces données. Il vous faudra une bonne dose de temps et de connaissances pour élaborer des tableaux type excel, calc ou autres suites bureautiques et qui, au final ne seront pas d’un réel intérêt sur le long terme, ne serait-ce que concernant le travail collaboratif.

Il vous faudra alors utiliser des solutions Google ou autres afin de travailler collaborativement sur ces données. Mais là encore, vous aurez de la peine à créer des rapports pertinents et encore moins de gérer l’envoi automatisé à certains groupes de collaborateurs de manière récurrente. Vous aurez donc perdu beaucoup de temps pour un résultat non satisfaisant.

Tableaux de bord

Les managers peuvent ne pas suivre correctement leur équipe par manque d’indicateurs et de tableaux de bord, cela a pour conséquence qu’ils ne peuvent apporter un soutien efficace à leurs collaborateur quand ils en ont besoin. De plus, un manque de surveillance de la part des managers peut induire un manque de responsabilité de la part des équipes. Une solution CRM présente les indicateurs pertinents à chaque collaborateur et manager afin de faciliter la gestion de leurs activités. Chacun peut créer ses propres tableaux de bord personnalisés et ainsi accéder de manière synthétique aux informations priorisées et à haute valeur ajoutée, optimisant la gestion de leur travail en temps réel.

Génération automatisée de Rapports

Vous pouvez utiliser n’importe quelle donnée de votre CRM pour créer des rapports autrement dit des tableaux croisés, des graphiques par équipe, des entonnoirs de ventes ou encore des indicateurs clés sur vos activités. Vous pouvez également exporter ces rapports au format CSV pour le déployer parmi vos équipes, ou pour une analyse ultérieure. Chaque rapport peut être un indicateur clé de vos tableaux de bord et partagé avec tous les autres collaborateurs ayant les mêmes droits d’accès ou uniquement pour une utilisation en privé.

Rapports pré-définis

Les rapports pré-définis dans votre solution CRM ainsi que ceux créés par chacun de vos  collaborateurs sont générés de manière automatisée et envoyés selon la fréquence désirée à un ou plusieurs destinataires, définis par groupe ou non. Par exemple, les managers recevront tous les jours ou toutes les semaines ou même le 3 et le 17 de chaque mois des rapports de performance de leur équipe, les résultats des ventes, les affaires en cours ou encore les tickets d’incidents ou de demande non résolus et bien plus.

Rapports personnalisés

En plus des rapports pré-définis, vous pouvez créer toute sorte de rapports afin de filtrer, organiser et étudier de près chaque élément d’information enregistré dans le CRM. Vous pouvez analyser et suivre les affaires des commerciaux la semaine passée, vérifier la conversion en commande pour le mois passé ou suivre particulièrement certains dossiers critiques. Ces rapports sont éditables et visualisables en mode tableau ou graphique et ces rapports peuvent être vus directement en temps réel depuis vos tableaux de bord en les y ajoutant.

Analyse décisionnelle

Ces rapports sont de type camembert, en ligne ou en barres horizontales ou verticales selon le cas d’utilisation. Par exemple, un rapport graphique en barres verticales est intéressant pour visualiser les montants signés ou à signer par chaque commercial ou un graphique en ligne afin de suivre l’évolution du CA sur les 12 derniers mois ou encore à barre verticale pour le montant total avec pourcentage des commandes validées par type de service ou de produit. Vous pouvez enfin exporter tout rapport au format CSV afin de permettre à vos collaborateurs de les analyser afin de prendre les meilleures décisions.